داده های هر سازمانی جزو سرمایه ها و ارزشمندی های آن می باشد که باید سعی نمایید داده ها را هوشمندانه مدیریت نمایید. داده های منظم در کسب و کارتان و دسترسی سریع و آسان به این اطلاعات از اهمیت بالایی برای سازمان ها برخوردار می باشد. استفاده از ابزارهای زیاد برای مدیریت دیتا به ضرر کسب و کار شما خواهد بود. CRM و SHAREPOINT جزو نرم افزار های مدیریتی برای سازمان ها می باشند که هر کدام کارایی های خود را دارند. سی آر ام و شیر پوینت هر یک مزایا و معایب خود را دارند که با کسب آگاهی های مناسب نسبت به هر یک از نرم افزار ها می توانید امور مدیریت سازمانتان را بهینه نمایید.

CRM

نرم افزار CRM برای مدیریت ارتباط با مشتریان مورد استفاده قرار می گیرد که داده ها را در تمام بخش ها و در طول سفر مشتری دریافت نموده و بصورت یکپارچه در اختیارتان قرار می دهد. CRM در واقع یک بانک اطلاعاتی کامل می باشد که می توانید در هر لحظه مشتری را پیگیری نموده و وضعیت آن را بررسی نمایید. همچنین نرم افزار CRM جهت پشتیبانی، بازاریابی و تبلیغات، کمپین ها، ارسال تبلیغات انبوه و .... مورد استفاده قرار می گیرد.

SHAREPOINT

شیرپوینت نرم افزاری تحت وب می باشد که شما با استفاده از آن می توانید به تمام داده های سازمان دسترسی داشته باشید. اطلاعاتی همچون فرم ها، گردش کار، مدیریت پروژه، نامه ها و مکاتبات، بایگانی اطلاعات و هر آنچه که در سازمان در حال وقوع می باشد توسط SHAREPOINT قابل رویت و کنترل می باشد. در استفاده از این نرم افزار هر سطح دسترسی مشخصی دارد و طبق آن می تواند به اطلاعات دسترسی داشته باشد. با استفاده از شیرپوینت می توانید اطلاعات و داده ها در سازمان را جمع آوری نمایید، داده ها را دسته بندی و بایگانی نمایید تا بتوانید به راحتی به آن دسترسی داشته باشید.

تفاوت CRM و  SHAREPOINT

در این بخش به بررسی تفاوت میان CRM و SHAREPOINT می پردازیم:

شیرپوینت برای موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد:

• جمع آوری و مدیریت داده ها بدون ساختار

• ساخت پورتال ها، اینترانت و اکسترانت

• مدیریت تمام فایل ها

• تسهیل و تقویت دسترسی به اطلاعات و جستجوی آنها

• دسته بندی فایل ها متناسب با موضوعات مشخص

• مدیریت امور بصورت هوشمند تر

• اشتراک گذاری فایل ها با دسترسی های گوناگون

• خودکار سازی فرآیند ها به واسطه جریان گردش کار

• مدیریت محتوا

• مدیریت پروژه

• مدیریت فروش و بازاریابی

• مدیریت تمام قرارداد ها

• گزارش دهی و بررسی عملکرد

CRM برای موارد زیر مورد استفاده قرار می گیرد:

• مدیریت پیگیری ها

• بررسی و مدیریت فرصت های فروش

• مدیریت بازاریابی و تبلیغات

• مدیریت فرآیند فروش و تیم فروش

• پشتیبانی مشتری و خدمات مشتریان

• مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی

• یکپارچه سازی فرآیند های داخلی سازمان

• ایجاد کمپین های تبلیغاتی و ارسال انبوه ایمیل ، فکس ، پیامک و …

• گزارش دهی از بخش های مختلف سازمان و تدوین استراتژی ها

اصلی ترین تفاوت بین CRM و SHAREPOINT:

1.حوزه کارکرد

کارکرد سی آر ام و شیرپونت متفاوت از یکدیگر می باشند. Sharepoint برای مدیریت داده ها و دانش به سازمان ها ایجاد شده است و مدیریت اسناد، نظرات بر مستندات، گردش کار، دسته بندی، مقایسه و به اشتراک گذاری را انجام می دهد. در واقع برای اتوماسیون این نرم افزار استفاده می شود. اما سی آر ام برای ارتباط با مشتریان، قرار ملاقات ها، اطلاعات تماس، یادآوری ها، تراکنش های مالی و خرید و فروش ..... را مدیریت می نماید.

2.پیچیدگی های فرآیند ها

پیچیدگی در نرم افزار های سی آر ام بسیار بیشتر از نرم افزار های شیرپوینت می باشد و نیاز به آموزش کاربران برای استفاده و پشتیبانی نرم افزار می باشد.

ترکیب و ادغام SHAREPOINT با CRM

شما در سازمانتان برای مدیریت مشتریان و روند پروسه خرید حتما به CRM نیاز خواهید داشت اما برای مدیریت اسناد و فایل ها و بایگانی آن ها به ابزاری همچون SHAREPOINT نیاز خواهید داشت. بهتر است از ترکیب این دو نرم افزار کنار یکدیگر استفاده نمایید و موارد زیر را بتوانید مدیریت نمایید:

۱. مدیریت اسناد :

در بسیاری از سازمان ها شیرپوینت برای مدیریت اسناد مورد استفاده قرار می گیرد. اسنادی همچون حساب ها، تماس مشتریان، فایل های تجاری و .... توسط این نرم افزار مدیریت می شوند. ادغام این دو نرم افزار به شما کمک می کند تا بتوانید علاوه بر مدیریت مشتریان این روند ها را نیز مدیریت نمایید.

۲. همکاری تیمی بهتر :

از دیگر مزیت ها ادغام این دو نرم افزار بهبود همکاری بین اعضا و کار تیمی است. بسیاری از سازمان ها از نرم افزار مدیریت سند برای اتوماسیون و ساده سازی فرآیند های فروش و بازاریابی استفاده می نمایند. کاربران می توانند با سرعت بالا اطلاعات مشتری و فرآیند های فروش را نگهداری نمایند و اسناد مرب.طه را به اشتراک بگذارند.

۳. بهبود امنیت داده ها :

به واسطه ادغام CRM و SharePoint کاربران اجازه نمایش، ویرایش، اشتراک گذاری اسناد و بررسی تاریخچه فعالیت ها را در یک نرم افزار خواهند داشت. همچنین به کاربرانی که در سی آر ام دسترسی تعریف شده ندارند می توانند در شیرپوینت استاد ذخیره شده را مشاهده نمایند. اما برای مشاهده این اطلاعات به دسترسی شیرپوینت نیاز خواهید داشت.

۴. ارتباط سریع بین واحدی :

از دیگر مزیت های ادغام این دو نرم افزار ایجاد ارتباطات سریع بین واحد های مختلف می باشد. کاربران می توانند اسناد را با سایر کاربران در سی آر ام ارتباط دهند که می تواند شامل اشتراک گذاری اطلاعات بازاریابی، روند فروش، فرصت ها و ..... باشند. همچنین کاربران قادر به ویرایش، اشتراک اسناد و بازیابی آن ها در نرم افزار سی آر ام می نماید.

۵. سفارشی سازی :

یکپارچه سازی به کاربران این امکان را می دهد تا داده ها و اسناد را از CRM به حوزه عمومی تر انتقال دهند. تیم های پشتیبانی در استفاده از این نرم افزار می توانند از محتوای شخصی سازی شده استفاده نماید.

۶. افزایش پوشش اطلاعاتی مشتریان :

شیرپونت جهت همکاری بین اعضای تیم و ادغام داده ها گزینه بسیار خوبی می باشد. شما این فرصت را خواهید داشت تا بهتر با مشتریانتان ارتباط برقرار نمایید و با ارائه دسترسی به مشتریان آن ها می توانند راحت تر به محصولات تان دسترسی داشته باشند که این امر سبب افزایش بازده و بهر وری خواهد بود. همچنین امکان بهبود دسترسی به فضا، بهبود عملکرد کارکنان، مدیریت محتوا را برای شما فراهم می نماید.