CRM نرم افزاری است که جهت مدیریت ارتباط با مشتری مورد استفاده قرار می گیرد. امروزه یکی از چالش های مهم در کسب و کار های کوچک و بزرگ مدیریت صحیح ارتباط با مشتری و فرآیند های سازمان می باشد. استفاده از CRM در واقع از مهم ترین استراتژی ها در مدیریت کسب و کار هاست که توانسته درصد بالایی از چالش های مدیران و صاحبان کسب و کار را رفع نماید. نیاز های مشتریان با استفاده از نرم افزار ارتباط با مشتری دقیق تر ثبت، بررسی و پیگیری می شود و در نتیجه رضایت و افزایش مشتریان را برای کسب و کار شما به همراه خواهد داشت.البته انتخاب نرم افزار درست از بین انواع CRM های موجود در بازار از اهمیت ویژه ای برخوردار است که می توانید در مقاله آرگو CRM راهنمایی های لازم را برای انتخاب CRM مناسب مطالعه نمایید.

ضرورت استفاده از CRM:

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری بسیاری از بخش های سازمان را مدیریت می نماید و سبب می شود تا بتوانید بر بسیاری از امور نظارت داشته باشید، برای مثال مواردی همچون مدیریت مشتریان، بخش فروش، بازاریابی، منایع انسانی، مدیریت تمام پروژه ها و روند پیشرفت آن ها و .... را سهولت می بخشد.

یکی از عامل های فروش های بالا در سازمان ها ایجاد هماهنگی بین افراد در سازمان و هماهنگی بین تمام امور می باشد. گاهی در سازمان ها اتفاق می افتد که مشتری با یک دپارتمان تجربه خوب و رضایت بخش و با دپارتمان دیگر تجربه ای بد داشته باشد. استفاده از CRM سبب می شود مشتری رضایت بالایی از تمام بخش های کسب و کار داشته باشد. سیستم CRM تمام بخش های یک سازمان را به یکدیگر مرتبط می نماید که این امر سبب می شود مشتریان راضی و وفادار داشته باشید و سازمان بتواند راحت تر به اهداف خود دست یابد.

اهمیت سرمایه گذاری بر روی نرم افزار CRM :

انتخاب و استفاده از سیستم CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری از سرمایه گذاری های بلند مدت در کسب و کارتان می باشد که سبب رشد کسب و کار و افزایش مشتریان وفادار خواهد بود. استفاده از CRM سبب می شود تا محصولات و خدمات کسب و کار سریع تر و راحت تر به دست مشتریان برسد و همچنین سبب می شود نکات ضعف کسب و کارتان را سریع تر بتوانید شناسایی نمایید.

نحوه راه اندازی CRM در یک سازمان

راه اندازی نرم افزار CRM پیچیده می باشد، چرا که منجر به تغییرات در سازمان خواهد شد و نیازمند هماهنگی بین سازمان و مشتری و کارمندان می باشد. زمانیکه شما از این سیستم استفاده می نمایید افراد در سازمان و مشتریانتان به سیستم سنتی عادت دارند و باید افراد را مجاب به استفاده از این سیستم نمایید و آموزش های لازم در جهت استفاده از این سیستم را پیش بگیرید. در این مقاله و سری مقالات آموزش نحوه استفاده از CRM به بررسی کامل این موارد خواهیم پرداخت.

به این نکته توجه نمایید که پیداه سازی سیستم CRM در سازمان بستگی به ابعاد کسب و کار شما و حجم اطلاعاتی موجود در سازمان و تعداد مشتریان و منابع انسانی بستگی دارد. به همین دلیل راه اندازی سیستم مدیریت ارتباط با مشتری نیازمند دقت بالایی می باشد و شما باید در انتقال اطلاعات کاغذی به سیستم دقت لازم را پیش گرفته و اطلاعات را صحیح و کامل وارد نمایید.

راه اندازی CRM در یک سازمان نیازمند چه مواردی می باشد؟

راه اندازی نرم افزار CRM در سازمان نیازمند پایه و اساسی می باشد. تمامی امور سازمان باید از حالت کاغذی و سنتی به حالت داده های آنلاین در نرم افزار تبدیل شوند. برای مثال تمامی داده های مربوط به مشتری، قرارداد های شرکت، منابع انسانی در سازمان، تمامی هزینه ها و حتی تفکیک مشتریان بالقوه و بالفعل باید به درستی در سیستم انجام شود.

مراحل پیاده سازی نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

• اطمینان از انتخاب نرم افزار CRM

امروزه نرم افزار های مختلف مدیریت ارتباط با مشتری در بازار وجود دارند که شما طبق نیاز کسب و کار خود باید اقدام به تهیه نرم افزار مناسب نمایید. ابتدا مزیت های نرم افزار های مختلف را مطالعه نمایید و پس از مقایسه با یکدیگر بهترین گزینه را انتخاب نمایید. جهت انتخاب نرم افزار مناسب می توانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید و یا از طریق مقاله آرگو CRM مزیت های این نرم افزار را مشاهده نمایید.

• سخت افزار مورد نیاز برای پیاده سازی نرم افزار آرگو CRM

در حالت اشتراکی شما به سخت افزار خاصی جهت استفاده از نرم افزار آرگو CRM ندارید اما در حالت لایسنس اختصاصی که نرم افزار بر روی سرور اختصاصی سازمان نصب می شود سخت افزار مورد استفاده حداقل باید دارای 4 گیگ رم، CPU دو هسته ای و 40 گیگ هارد باشد.

• نصب نرم افزار آرگو CRM

نرم افزار آرگو CRM در دو حالت می تواند در سیستم سازمان ها نصب و مورد استفاده قرار گیرد. نرم افزار آرگو CRM نرم افزار تحت وب می باشد که در دو حالت نصب  اجرا می شوند. حالت اول بصورت اشتراکی (ابری) و بر روی سرور های خود نرم افزار آرگو نصب می شود. در این حالت در سرور فضایی برای مشتری اختصاص یافته و به صورت اشتراکی از سیستم استفاده می نمایند. حالت دوم بصورت حالت سازمانی می باشد که نرم افزار آرگو بر روی سرور آن ها نصب و اجرا می شود.
از مزیت های نرم افزار آرگو تحت وب بودن آن است که شما به راحتی در هر مکان و زمان می توانید از آن استفاده نمایید و امور سازمان خود را مدیریت نمایید.

• تنظیمات اولیه نرم افزار CRM

برای استفاده از نرم افزار ابتدا باید داده های شما تکمیل باشند و بعد از تنظیمات اولیه در سیستم ثبت شوند. داده ها و اطلاعاتی که باید مشخص و دقیق باشند لیست مشتریان، لیست منایع انسانی، دپارتمان های مختلف در سازمان، پروژه ها، فاکتور ها و پیش فاکتور ها و بسیاری از اطلاعات دیگر می باشد.

سپس کاربران و مشتریان و داده هایی که ذکر شدند در سیستم وارد می شوند که با توجه به جزئیات موجود در نرم افزار اطلاعات باید صحیح و کامل وارد شوند. برای مثال زمانی که شما کاربری را در سیستم وارد می نمایید باید سطح دسترسی را برای هر کاربر مشخص نمایید. همچنین برای تمام مشتریان باید دسته بندی های مشخص لحاظ شود تا در صورت نیاز توسط دسته بندی تعریف شده بتوانیم به راحتی به اطلاعات دسترسی داشته باشیم. در ادامه سری مقالات آموزش CRM به مبحث مشتری و مشتریان بالقوه خواهیم پرداخت.

• انتقال و ورود اطلاعات فعلی به نرم افزار آرگو CRM

ممکن است شما از دیگر نرم افزار هایی همچون حسابداری و اتوماسیون اداری و .... در کسب و کارتان استفاده نمایید. آرگو CRM این قابلیت را ایجاد نموده است تا بتوانید به راحتی از دیگر نرم افزار ها اطلاعات را به این نرم افزار انتقال دهید.

• بررسی مجدد نیاز مشتری با امکانات نرم افزار آرگو CRM

یکی از مزیت های ارزشمندی که سعی نمودیم در نرم افزار آرگو سی آر ام نسبت به سایر نرم افزار ها ایجاد نماییم، امکان شخصی سازی این نرم افزار طبق نیاز و سلایق مشتری می باشد. در مقالات بعدی این امکانات را دقیق تر بررسی و به چگونگی رفع تمام نیاز های خود در سازمان توسط این نرم افزار خواهیم پرداخت.

• مشخص نمودن هدف و استراتژی های مناسب

برای استفاده از نرم افزار CRM آرگو ابتدا باید اهداف کسب و کارتان را در استفاده از این نرم افزار مشخص نمایید. ابتدا بهتر است اهداف خود و نحوه ارزیابی اهداف را در هر مرحله تعیین نمایید. همچنین مشخص نمایید که استفاده از این نرم افزار چگونه فرآیند های کسب و کار را قرار است تغییر دهد.

• تعیین تیم پیاده سازی CRM

جهت پیاده سازی نرم افزار CRM تیم مناسب را تشکیل دهید که افراد این تیم شامل مدیر پروژه، تحلیلگر و توسعه دهنده می باشد. همچنین کاربران متشکل از تیم فروش و مدیر فروش، تیم بازاریابی و مدیر آن و مدیران پروژه می باشد.

• آماده سازی داده های مورد نیاز

یکی از چالش های مهم در انتقال داده ها و اطلاعات به نرم افزار می باشد. نرم افزار آرگو CRM این امکان را برای شما ایجاد می کند تا بتوانید اطلاعات را در قالب اکسل در نرم افزار وارد نمایید.