در مقالات قبلی به آموزش بخش های مشتریان بالقوه، مشتریان، تنظیمات پایه، تنظیمات پیشرفته در نرم افزار آرگو CRM پرداختیم که در این قسمت به آموزش تمام امور مربوط به فاکتور و پیش فاکتور می پردازیم. برای این منظور ابتدا از بخش تنظیمات وارد قسمت مالی شده و تنظیمات اولیه برای فاکتور و پیش فاکتور را مشخص می نماییم.

مالی:

بخش مالی شامل تب عمومی، فاکتور ها، یادداشت های اعتباری، پیش فاکتورها، پیشنهادات می باشند که در ابتدا باید همه تب ها را مشخص و تنظیم نمایید.

• عمومی:

برخی تنظیمات عمومی مانند جدا کننده های ارقام بصورت دهدهی و هزارتایی، نمایش مالیات و برخی دیگر از امور مالی در این بخش قابل انتخاب و تنظیم می باشد.

• فاکتور ها:

جزئیات مربوط به فاکتور در این قسمت قابل تغییر است که ابتدا باید تنظیم نمایید و سپس در بخش  فاکتور ها فاکتور صادر نمایید. می توانید برای فاکتور ها پیشوند تعیین نمایید، تعیین شماره فاکتور (می تواند کلمه اختصاری و یا مخفف نام شرکت باشد)، سررسید فاکتور که بعد از تعداد روز مشخص، دسترسی کارکنان و مشتری به فاکتور، تغییرات مربوط به مامور فروش، نام پروژه، مبلغ و اعتبارات اعمال شده در فاکتور و.... قابل تعیین است.

• یادداشت های اعتباری:

مشتریان ما در خرید از شرکت چه مقدار اعتبار دارند. برای مثال شما قبل از ارائه فاکتور طی صحبت با مشتریان، یک میلیون به مشتری تخفیف داده اید که در این حالت اعتبار مشتری نزد شما یک میلیون است که از مبلغ فاکتور کاسته می شود. چنین مواردی در قسمت یادداشت ها ذکر می شوند و قابل نمایش برای مشتریان است.

• پیش فاکتور ها:

پیش فاکتور قبل از فاکتور ارسال می شود و تا بعد از دریافت تائیدیه فاکتور نهایی اعتبار دارد.

• پیشنهادات:

پیشنهادات مربوط به پروپزال می باشند. یعنی زمانی که شما خدماتی را به مشتری ارائه می دهید قبل از صدور فاکتور طرحی را ارائه می نمایید تا مورد بررسی و تائید مشتری قرار گیرد.

تنظیمات مالی:

تنظیمات مالی جهت تعریف نرخ مالیات، ارزها، شیوه های پرداخت، دسته بندی هزینه ها می باشد که شرح هر یک بصورت زیر می باشد.

• نرخ مالیات:

با توجه به سازمان و کسب و کار می توانید نرخ های مالیات متفاوتی همچون 5%، 7%، 9%، 15% تعریف نمایید و بر اساس هر فاکتور مالیات مربوطه را انتخاب نمایید.

• ارزها:

شما می توانید در سیستم CRM خود ارز های مختلفی تعریف نمایید و حتی ارزی را به عنوان ارز پایه مشخص نمایید.

• شیوه های پرداخت:

شیوه های پرداخت جهت انتخاب انواع روش ها مانند کارت به کارت، بانکی، نقدی و .... می باشد که در این بخش می توانید دیگر روش های پرداختی را ایجاد نمایید. هنگام پرداخت مشتری می تواند نوع پرداخت کارت به کارت یا بانکی و ... را انتخاب نماید. حتی می توانید مشخص نمایید که فقط هزینه ها یا فقط فاکتور ها با این روش قابل پرداخت هستند. که امکان مشاهده در pdf فاکتور نیز وجود دارد.

• دسته بندی هزینه ها:

تمام هزینه های سازمان قابل دسته بندی می باشند. در سازمان های بزرگتر هزینه های جزئی در نهایت هزینه های بسیاری را برای شما رقم میزند. بهتر است حتی هزینه های کوچک و جزئی در سیستم CRM شما لحاظ شوند.

• درخواست پیش فاکتور:

در این بخش ابتدا باید فرم ایجاد کنیم تا کاربر توسط این فرم ها پیش فاکتور درخواست نماید. مثلا شرکتی که خدمات طراحی سایت و طراحی یو آی ارائه می دهد، چون خدمات متفاوتی ارائه می دهد هنگام ثبت پیش فاکتور المان های متفاوتی مد نظر ما خواهد بود. مثلا برای حوزه طراحی سایت داینامیک یا استاتیک بودن سایت، شرکتی و فروشگاهی، وردپرس و اختصاصی بودن آن می تواند مهم باشد. بعد از مشخص نمودن موارد فوق می توانید فرم دلخواهتان را تنظیم نموده و در مواقع مورد نیاز پیش فاکتور را برای مشتری ارسال نمایید.

بعد از تائید پیش فاکتور توسط مشتری شما می توانید با یک تیک به راحتی پیش فاکتور را به فاکتور تبدیل نمایید.

• فرم ها:

می توانید فرم دلخواهتان را در این بخش ایجاد نمایید که در بخش عمومی نام، زبان، وضعیت و مسئول را ایجاد می نمایید و در بخش ظاهری رنگ های دلخواه برای فرم ها انتخاب می نمایید.

در قسمت ارسال، پیام مناسب بعد از ارسال فرم نمایش داده می شود. همچنین اعلانات مربوطه و شخص مسئول را می توانید تعیین نمایید.

• وضعیت ها:

این بخش مربوط به وضعیت فاکتور است. یعنی فاکتوری که اکنون مشاهده می نمایید می تواند دارای وضعیت های مختلفی باشد که شامل تکمیل شده، کنسل شده و در حال پردازش می باشد. می توانید وضعیت های جدید نیز ایجاد نمایید.

فروش:

• پیشنهادات:

پیشنهادات که مربوط به پروپزال می باشند قبل از پیش فاکتور ارسال می شوند تا ابتدا طرح توسط مشتری تائید شود و سپس پیش فاکتور ارسال گردد.

• پیش فاکتورها:

می توانید پیش فاکتور را قبل از ارائه فاکتور اصلی در این بخش وارد نمایید. پیش فاکتور همانند فاکتور می باشد با این تفاوت که منتظر تائید نهایی برای پیش فاکتور از طرف مشتری خواهید بود.

• فاکتور ها:

فاکتور ها دارای سه زیر عنوان ایجاد فاکتور، پرداخت های گروهی و فاکتورهای دوره ای می باشند که در ادامه به بررسی هر یک خواهیم پرداخت.

بر اساس برچسب می توانید یک موضوع را مشخص نمایید و بتوانید در صورت نیاز فقط فاکتور های مربوط به یک موضوع مثلا طراحی سایت را مشاهده نمایید. اگر فاکتور بازه تکرار دارد مثلا نرم افزاری را بصورت سالانه فروختیم هر سه ماه یکبار فاکتور تمدید می شود. حتی می توانید در این بخش به صورت سفارشی بازه زمانی تعیین نمایید و طبق این تعریف فاکتور برای مشتری تکرار شود.

همچنین اگر کالای مورد نظر شما در این بخش وجود نداشته باشد می توانید محصول جدید را در این بخش اضافه نمایید. حتی اگر محصول در لیست کالا و خدمات شما وجود نداشته باشد می توانید در این بخش به راحتی اضافه نمایید. حتی می توانید وظیفه ایجاد نمایید در فاکتور. مثلا مشتری درخواست اضافه شدن چت آنلاین را در سایت دارد. برای این منظور تسک جدید اضافه می شود که باید در فاکتور اضافه شود. در این بخش می توانید این عمل را انجام دهید.

پرداخت های گروهی:

برخی مواقع شما نیاز به پرداخت گروهی چند فاکتور دارید. برای مثال خدمات ارائه طراحی سایت می باشید که به هنگام تمدید دامنه ، هاست هم باید تمدید شود. در این حالت دو فاکتور می باشد که باید به صورت گروهی پرداخت شوند. البته امکان جداسازی فاکتور ها از حالت پرداخت گروهی نیز وجود دارد.

فاکتورهای دوره ای:

برخی از خدمات که به صورت اشتراک سالیانه یا ماهیانه می باشد به صورت فاکتور های دوره ای در نظر گرفته می شوند. مثلا نرم افزاری را خریداری نموده اید که اشتراک دوره ای دارد. در این حالت می توان از فاکتور دوره ای استفاده نمود.

• پرداخت ها:

لیست تمام پرداخت ها در این بخش قابل مشاهده است.

• یادداشت های اعتباری:

یادداشت های اعتباری که مختص مشتری می باشد و جزئیات مورد نیاز در این بخش مثلا اعمال تخفیف ویژه برای مشتری در این قسمت تعیین می شود. شما می توانید پس از انتخاب مشتری، تاریخ و نوع تخفیف و یادداشت مربوطه را درج نمایید.

• کالا یا خدمات:

 کالا یا خدمات دلخواهتان در این بخش قابل تعریف و ویرایش می باشد. شما می توانید از قسمت کالا یا خدمات جدید، کالا و خدمات جدید را اضافه نمایید. توضیحات و اسم کالا، قیمت، تعیین مالیات و تعیین فیلد سفارشی در این بخش صورت می گیرد.

در این بخش شما امکان گروه بندی یا بعبارتی دسته بندی کالا و خدمات خود را دارید که می توانید در قالب گروه های جدید تعریف نمایید.