در استفاده از تمام نرم افزار های CRM شما ابتدا باید یک سری تنظیمات را شخصی سازی نمایید. با توجه به هر CRM این تنظیمات متفاوت می باشد. برای مثال در نرم افزار آرگو CRM شما تنظیمات پیشرفته در اختیار دارید که تمام بخش های نرم افزار را می توانید شخصی سازی نمایید و تغییرات دلخواه را ایجاد نموده و از قابلیت های مختلف برای شخصی سازی نمودن آن استفاده نمایید.

تنظیمات اولیه و پایه آرگو CRM

نرم افزار آرگو  CRM دارای تنظیمات پایه و تنظیمات پیشرفته جهت شخصی سازی نمودن نرم افزار می باشد که شامل بخش های زیر می باشد.

• داشبورد
• مشتریان
• فروش
• اشتراک ها
• هزینه ها
• قراردادها
• پروژه ها
• وظایف
• پشتیبانی
• مشتریان بالقوه
• درخواست پیش فاکتور
• پایگاه دانش
• ابزار ها گزارش ها
• تنظیمات

در این مقاله ما به بررسی قسمت تنظیمات خواهیم پرداخت.

تنظیمات در آرگو CRM:

برای تنظیمات پایه در CRM ابتدا در صفحه اصلی نرم افزار به قسمت تنظیمات رفته و سپس وارد بخش تنظیمات شوید. این بخش شامل تنظیمات عمومی، اطلاعات مربوط به شرکت، بومی سازی، ایمیل، درگاه های پرداخت، مشتریان، مشتریان بالقوه، تقویم، امضا، برچسب و گوگل و .... می باشد.

• تنظیمات عمومی

در این بخش شما می توانید لوگو را تغییر داده و لوگو سازمان خود را اضافه نمایید. همچنین نام شرکت و دامنه آن را وارد نمایید. می توانید تعیین نمایید که پورتال برای مدیر و مشتری بصورت راست چین نمایش داده شود یا چپ چین. در واقع در بخش تنظیمات شما می توانید چینش پنل خود را طبق سلیقه انجام دهید. در بخش انتهایی می توانید فرمت فایل هایی که می توانند در سیستم آپلود شود را تعیین نمایید.

• اطلاعات شرکت

در این بخش اطلاعات شرکتی که از نرم افزار CRM استفاده می نمایند باید به صورت صحیح وارد شوند. اطلاعات مشتری از جمله نام شرکت، آدرس، کد کشور، کد پستی، تلفن، شماره مالیات، فرمت اطلاعات شرکت و .... می باشد که باید به درستی وارد شوند.

• بومی سازی

بخش بومی سازی جهت تعیین فرمت تاریخ، ساعت، منطقه زمانی، زبان و تعیین خروجی بصورت PDF می باشد.

• ایمیل

در سیستم CRM از ایمیل برای موارد مختلف استفاده می شود. مانند ثبت نام کاربران، تغییر رمز عبور، ایجاد صورتحساب و موارد بسیار دیگر.

1.تنظیمات smtp

جهت ارسال ایمیل ها می توان از PHPMailer ،CodeIgniter و از پروتکل های مختلف همچون SMTP، SENDMAIL، MAIL استفاده نمود. در استفاده از پروتکلی مانند SMTP کافیست اطلاعات را در این بخش وارد نمایید. به نسبت پروتکل انتخابی شما تنظیمات متفاوتی خواهید داشت. همچنین در این بخش می توانید برای قسمت هدر و فوتر ایمیل قالب خاصی تعریف نمایید. در نهایت بعد از تنظیمات می توانید به صورت آزمایشی ایمیلی را ارسال نمایید و تغییرات اعمال شده را مشاهده نمایید.

2.صف ایمیل

زمانی که شما حجم ارسال ایمیل بالایی دارید می توانید از قابلیت صف استفاده نمایید. در حجم بالای ایمیل ممکن است در ارسال ایمیل ها مشکل ایجاد شود و برخی ایمیل ها به حالت اسپم یا ارسال نشده شوند. زمانی که صف ایمیل فعال می شود شما می توانید تمام ایمیل ها در صف قرار دهید تا کم کم ایمیل ها ارسال شوند. می توانید گزینه پیوست را غیر فعال نمایید تا ایمیل هایی که دارای پیوست هستند در صف قرار نگیرند. اگر به هر دلیلی سرور دچار مشکل شود می توانید لیست ایمیل هایی که ارسال نشده اند در این بخش مشاهده نمایید.

• درگاه های پرداخت

نرم افزار آرگو CRM انواع درگاه های پرداخت داخلی و خارجی را پوشش می دهد که می توانید در بخش عمومی هشدار های مربوطه را به هنگام پرداخت فعال و غیر فعال نمایید. حالت اول برای زمانی می باشد که مشتری فاکتوری را پرداخت می کند و شما هشدار دریافت می نمایید. حالت دوم برای زمانی است که مبلغ فاکتور زیاد می باشد و مشتری طی چند مرحله باید عمل پرداخت را انجام دهد.

• تقویم

تقویم شامل دو بخش عمومی و ظاهر می باشد. در بخش عمومی می توانید برای رویداد ها محدودیت ایجاد نمایید. یعنی تعداد رویداد هایی که در روز، ماه و هفته نمایش داده می شود را به تعداد مشخص تعیین نماییم. همچنین به صورت پیش فرض می توان بصورت ماهیانه و هفتگی و .... نمایش داده شود. امکان تعیین روز اول هفته در این قسمت وجود دارد که بتوانید این نرم افزار را در خارج از ایران و طبق تقویم میلادی استفاده نمایید. در قسمت نمایش در تقویم بخش هایی که قابل نمایش در تقویم می باشند را می توانید تعیین نمایید.

• SMS

در ابتدا درگاه مورد نظرتان را برای sms انتخاب می نمایید و سپس تنظیمات مربوط به آن را انجام می دهید که این تنظیمات مشخص می نماید که در چه مواردی برای کاربر پیامک ارسال شود: زمانی که تایم لاین فاکتور رد شده است، زمانی که به سررسید فاکتور نزدیک می شوید، تغییر وضعیت پرداخت (یعنی بعد از انجام عمل پرداخت توسط مشتری)، زمانیکه نظری برای پروپزال ثبت شده است، زمانیکه یادآوری برای شخصی تعریف نموده اید و در واقع حالت های مختلف برای پیامک را تعیین می نماییم. توجه نمایید که متن پیامک قابل تعریف است (که در این بخش فیلد هایی وجود دارد که می توانید قالب های پیامک سفارشی ایجاد نمایید).

• PDF

بخش PDF شامل سه قسمت عمومی، امضا، فرمت اسناد است که تمامی امور از جمله پیش فاکتور، فاکتور ها، پروپزال و ..... می توانند به حالت PDF قرار بگیرند. تنظیمات تمام این PDF ها شامل انتخاب فونت، راست چین و چپ چین نمودن، اندازه فونت ها، رنگ و .... در این بخش قابل تغییر هستند.

در بخش امضا تعیین می کنید که کدام یک از PDF ها دارای امضا باشند و در قسمت فرمت اسناد اندازه ها و حالت افقی و عمودی بودن PDF مشخص خواهد شد.

• امضا

شما برای قرارداد ها و بسیاری از امور نیاز به امضای واقعی دارید. اما برای دو بخش از سیستم می توانید از امضای دیجیتال استفاده نمایید. همانطور که در تصویر زیر قابل مشاهده است برای پیشنهادات (ارائه پروپزال) و پیش فاکتور می توانید از امضای دیجیتال استفاده نمایید. متن محدودیت قانونی جهت موافقت کاربر با قوانین و مقررات می باشد.

• برچسب ها

از مهمترین بخش ها در CRM برچسب ها می باشد که از مزیت های برجسته آرگو CRM می باشد. زمانی که شما برچسبی تعریف می نمایید (مثلا در بخش مشتریان بالقوه) می توانید در بسیاری از بخش های دیگر توسط این برچسب استفاده شده فیلتر نمایید و داده های مربوطه را مشاهده نمایید. شما زمانیکه یک برچسب را برای نفرات مختلف استفاده نمودید می توانید در قسمت تنظیمات به صورت یکجا این برچسب را تغییر دهید و نیازی به تغییر تکی نخواهید داشت. حتی امکان حذف برچسب برای تمام موارد وجود دارد.

• گوگل

برخی از قابلیت های گوگل در نرم آفزار آرگو CRM استفاده شده اند که می توان به سرویس captcha ، گوگل مپ، تقویم و .... اشاره نمود.

لازم به ذکر است که موارد اشاره شده در این بخش شامل تنظیمات پایه و اولیه CRM می باشد، اما تنظیمات پیشرفته جهت رابط کاربری بهتر در سیستم وجود دارند که در مقاله بعدی با عنوان تنظیمات پیشرفته و اطلاعات پایه آنها را بررسی می نماییم.