جهت مدیریت هر چه بهتر پروژه ها و وظایف در سازمان ها و مدیریت ارتباط با مشتری استفاده از نرم افزار CRM امری ضروری می باشد. یکی از مهمترین چالش ها پشتیبانی اصولی مشتریان و گردآوری اطلاعات به بهترین نحو در سازمان می باشد.

بخش پشتیبانی در نرم افزار CRM:

تنظیمات پشتیبانی شامل سه قسمت عمومی، در صف قرار دادن ایمیل، فرم تیکت می باشد.

• عمومی:

تنظیمات مربوط به تیکت و پشتیبانی در این بخش انجام می شود که شامل تعیین دسترسی به تیکت های دپارتمان کارکنان، اعلان های مربوط به تیکت برای فرد منتسب شده، دریافت اعلان هنگام باز کردن تیکت، دریافت اعلان هنگامی که مشتری به تیکت پاسخ می دهد، تعیین دسترسی مخاطبین به تیکت ها در صورت عدم دسترسی کارمندان به پنل مشتریان، اختصاص دادن یک کارمند بصورت خودکار برای تیکت، تعیین ترتیب پاسخ های تیکت، تعیین وضعیت پیش فرض انتخابی هنگام پاسخ دادن به تیکت (باز، در حال پیشرفت، پاسخ داده شده، در انتظار، بسته) می باشند.

• در صف قرار دادن ایمیل:

زمانیکه شما ایمیل ها را به صورت انبوه ارسال می کنید در این بخش می توانید تنظیمات مربوط به صف نمودن ایمیل ها را انجام دهید. اگر سیستم و یا هاست به هر دلیل دچار مشکل شود می توانید با استفاده از قابلیت صف از ارسال تمام ایمیل ها اطمینان حاصل فرمایید.

• فرم تیکت:

شما می توانید از بخش تیکت در قسمت های دیگر سایت های دلخواه استفاده نمایید. در این بخش از لینک مربوطه استفاده می نمایید.

بخش پشتیبانی یا تیکتینگ در نرم آرگو CRM

پشتیبانی یا تیکتینگ در نرم افزار آرگو CRM جهت بهبود روابط با مشتری و حل و فصل مشکلات مشتری در سریع ترین زمان می باشد که شامل پنج بخش دپارتمان ها، پاسخ های از پیش تعریف شده، اولویت تیکت، وضعیت تیکت، خدمات، فیلتر های هرزنامه می باشند.

دپارتمان ها:

می توانید دپارتمان های مختلفی در سازمان بصورت جداگانه ایجاد نمایید. می توانیم هر بخش را بصورت دپارتمان جدا در نظر بگیریم. مثلا دپارتمان مالی، دپارتمان فنی، دپارتمان فروش و .....

وقتی دپارتمان ها بصورت جداگانه مشخص می شوند هر شخص به راحتی می تواند در پنل خود امور مربوط به خود را مشاهده نموده و پشتیبانی مربوط به خود را انجام دهد و نیاز نیست به کل تیکت ها نظارت نمایید. حتی می توانید برای هر دپارتمان ایمیل مجزا تعریف نمایید.

پاسخ های از پیش تعریف شده:

می توانید برای هر دپارتمان پاسخ از پیش تعریف شده ای درج نمایید. سوالات متداول را شناسایی نمایید و پاسخ های مشخص برای آن ها تعریف نمایید.

اولویت تیکت:

تیکت ها قابل اولویت دهی می باشند که بصورت پایین، متوسط، زیاد و خیلی زیاد می باشد و در بخش پرتال مشتری نیز قابل مشاهده می باشد.

وضعیت تیکت:

برای هر تیکت که در سیستم شما ثبت شده است وضعیت هر تیکت قابل مشاهده و تغییر می باشد. که شامل 5 مرحله است که بعد از طی مراحل در نهایت به حالت بسته در می آید.

خدمات:

در این بخش می توانید سرویس تعریف نمایید و به نسبت آن تیکت دریافت نمایید. تیکتی که دریافت نموده اید به هاست مربوط است؟ به دامنه مربوط است؟ مربوط به طراحی؟ در واقع به نوعی دسته بندی می باشد.

فیلتر های هرزنامه:

امکان دارد در تیکت ها واژه های ممنوعه وجود داشته باشد که باید بصورت خودکار حذف شوند تا تایم ما برای بررسی آن ها هدر نروند. این واژه ها ابتدا باید توسط ما در این قسمت مشخص شوند. می توانید واژه ها، فرستنده ها و موضوعات را در این بخش مشخص نمایید.

پشتیبانی:

هم ما می توانیم تیکت ایجاد نماییم برای مشتری که قابل نمایش در پنل مشتری خواهد بود و هم مشتری می تواند تیکت ایجاد کند. همچنین می توانید وضعیت تمام تیکت ها را مشاهده نمایید که در چه مرحله ای می باشند.

پایگاه دانش:

فرآیند های تکراری در سازمانتان را شناسایی نمایید که سوالات پر تکرار مشتریان می باشد. مثلا زمان تمدید دامنه ها و یا طرز استفاده از دستگاه جزو این فرآیند ها می باشد. برای این منظور مقالات در رابطه با نیاز مشتریان تهیه و تولید می شود که در بخش پایگاه دانش قرار می گیرند. این قسمت Knowlage base است که می توانیم در این بخش گروه (دسته بندی) ایجاد نماییم.