جهت راه اندازی یک کسب و کار شما با چالش های مختلفی روبرو هستید که یکی از این چالش ها انتخاب نرم افزار های مناسب جهت تسهیل امور می باشد. نرم افزار های بسیاری برای یک کسب و کار مورد نیاز می باشد که در این مقاله تیم آرگو سی آر ام به بررسی دو نرم افزار CRM و PMS می پردازیم. چرا که هر یک از این نرم افزار ها برای ارتقای عملکرد های سازمان نقش بخصوصی را اعمال می نمایند.

CRM چیست؟

نرم افزار ها امروزه در کسب و کار ها نقش پر رنگی دارند و که یکی از مهمترین آن ها CRM می باشد. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا customer relationship management برای کسب و کار ها این امکان را فراهم می نماید تا بتوانند با مشتریان خود بهترین تعاملات را برقرار نمایند. از طریق این نرم افزار می توان بهبود وفاداری مشتریان را تسهیل کرد و سرنخ های پتانسیل مشتریان را به مشتریان واقعی تبدیل کرد.

علاوه بر مدیریت اطلاعات مشتریان، نرمافزار CRM قادر به دسترسی به اطلاعات کسب و کار از جمله استراتژی های فروش و مارکتینگ نیز است. این دسترسی به اطلاعات، امکان اتوماسیون فرآیند های مختلف کسب و کار از جمله فروش، بازاریابی، پشتیبانی و خدمات رسانی به مشتریان را فراهم می کند. همچنین، نرم افزار CRM قابلیت مدیریت ارتباط با مشتریان و فروشندگان را نیز دارد.

ویژگی های CRM

در این بخش به بررسی ویژگی های این نرم افزار می پردازیم تا بتوانید انتخاب مناسب تری داشته باشید.

• تجزیه و تحلیل یکپارچه اطلاعات

داده ها برای هر کسب و کاری بسیار ضروری می باشد که می تواند نقش اساسی در بازاریابی و تبلیغات و فروش سازمان اعمال نماید. نرم افزار CRM علاوه بر جمع آوری اطلاعات، شما را در تجزیه و تحلیل داده ها یاری می رساند. با جمع آوری و یکپارچه سازی این داده ها می توانید اطلاعات را به درستی دسته بندی و ثبت نمایید.

• مدیریت اطلاعات

با گذر زمان اطلاعات و داده های موجود در کسب و کار ها افزایش می یابد. اطلاعات همچون اطلاعات تماس، سابقه خرید، تراکنشها، تماسهای قبلی، فروش، مشتریان، کمپین های بازاریابی، اطلاعات بازار و رقبا و .... توسط CRM ثبت و مدیریت می شوند.

• افزایش بهره وری

همواره اهمیت اصلی برای هر مدیر این است که بهرهوری عوامل تولید سازمانی را به حداکثر برساند. افزایش بهرهوری عوامل تولید به این معناست که با کمترین هزینه ممکن، بیشترین میزان تولید و سودآوری را به دست آوریم. این اهداف اساسی در تمامی کسب و کارها مد نظر قرار می گیرند و تسلط بر ابزار هایی که این هدف را ممکن میسازند، ضروری است. یکی از این ابزار ها، نرم افزار CRM می باشد که به طبع، در بهبود بهرهوری و عملکرد سازمانی تأثیرگذار است.

• پیگیری فرآیند های فروش و فرصت های کسب و کار

سیستم های CRM به تیم های فروش کمک می نماید تا فرآیند های فروش را بهبود بخشیده و فرصت های کسب و کار را به دقت پیگیری نمایند. این ابزار ها می توانند اطلاعات مرتبط با مراحل فروش، نتایج مذاکرات، فرصت های فعلی، و پیش بینی ها را برای فروشندگان سادهتر و قابل دسترستر نمایند.

• بازاریابی و بهبود ارتباط با مشتریان

CRM این امکان را فراهم می کند تا استراتژی های بازاریابی را بهتر و بهینه تر برنامه ریزی و اجرا نمایید و ارتباط موثر با مشتریان برقرار نمایند. سی آر ام با استفاده از ابزار هایی که در اختیارتان قرار می دهد سبب می شود اموری همچون ارسال پیام های ایمیل، ارسال پیام های خودکار، ارسال پیامک تبلیغاتی و مانیتورینگ رفتار مشتریان در وبسایت و رسانه های اجتماعی را راحت تر انجام دهید.

• خدمات بهتر به مشتریان

CRM ها به سازمان کمک می کند تا خدمات بهتری به مشتریان ارائه شود. با دسترسی به اطلاعات مشتریان در هر لحظه، کارکنان سازمان می توانند به درخواست ها و نیاز های مشتری به صورت سریع و دقیق پاسخ دهند. همچنین بازخورد مشتریان را می توان بهبود بخشیده و مشکلات را به صورت سریعتر رفع نمود

• امنیت اطلاعات مشتریان

با استفاده از سیستم CRM می توانید امنیت داده ها را به راحتی تامین نمایید. با وجود قابلیت هایی همچون محدود کردن دسترسی به اطلاعات، تنظیم سطوح دسترسی و استفاده از رمز نگاری، این نرم افزار ها از سوء استفاده و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات حساس مشتریان جلوگیری می نمایند.

• انعطاف پذیری و سفارشی سازی

در استفاده از نرم افزار های CRM قابلیت هایی جهت سفارشی سازی و تنظیمات متناسب با سازمان در اختیار شما قرار می گیرد. امکانات ذکر شده شامل افزودن فیلد ها و برچسب های سفارشی، تنظیمات گزارش دهی، قالب های سفارشی و قابلیت ارتباط با سیستم ها و ابزارهای دیگر می باشد.

• گزارش دهی و تحلیل داده ها

سیستم CRM امکان گزارش دهی و تحلیل داده های مشتری را فراهم می نمایند. چرا که این ابزار ها به سازمان ها کمک می کنند تا عملکرد فروش، بازاریابی و خدمات مشتری را ارزیابی نمایند و تصمیمات استراتژیک را بر اساس داده های قابل اعتماد بگیرند.

PMS چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاریست که به شما مکان می دهد که پروژه های خود یا کسب و کارتان را به بهترین نحو مدیریت نمایید. این نرم افزار ها به عنوان دستیار برای مدیر پروژه عمل می نمایند و شما می توانید تمام پروژه ها و تسک ها را مدیریت نمایید.

نرمافزار مدیریت پروژه (PM) یا Project Management به گونه ای طراحی شده است که ظرفیتی برای برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت کامل چرخه عمر پروژه ایجاد کند تا مطمئن شوید که پروژه های شما با موفقیت به پایان می رسند. در هر کسب و کار، پروژههای مختلف با سایز و اندازههای متفاوتی وجود دارند و نظارت بر این پروژهها نیازمند اتوماسیون یا عملکرد خودکار است. در اینجا نرمافزار مدیریت پروژه به کمک میآید.

هر پروژه در طول چرخه عمر خود از 5 مرحله عبور میکند تا به پایان برسد. در طول این 5 مرحله، مدیران پروژه با دقت تمام این مراحل را زیر نظر می گیرند تا از بروز هرگونه مشکلاتی جلوگیری نمایند. نرم افزار های مدیریت پروژه در 5 زمینه ی اصلی فعالیت می نمایند:

1.شروع

2.برنامه ریزی

3.اجرا

4.حفظ و کنترل امور

5.بستن پروژه و نتیجه گیری

خیر! امکانات دیگری که این سیستم میتواند در اختیار شما قرار دهد، در ادامه معرفی تفاوت CRM  و نرم افزار مدیریت پروژه خواهد بود و در این بخش بیشتر با این تفاوتها آشنا می شوید.

• مدیریت محدوده

• مدیریت تدارکات

• برنامه ریزی و آینده نگری

• مدیریت هزینه ها

• مدیریت بودجه

• مدیریت کیفیت

• برنامه ریزی

• مدیریت یکپارچگی

• اختصاص منابع

• تصمیم گیری و مدیریت گزارشات

• مستند سازی

• مدیریت قرارداد ها

• مدیریت اطلاعات

ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه

• زمان بندی و برنامه ریزی پروژه:

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه وظایف و فعالیت ها را برای پروژه ها فراهم می نمایید. با استفاده از نمودار هایی همچون گانت و تقویم ها، می توان زمان و منابع مورد نیاز برای هر فعالیت را برآورد نمود و روند پیشرفت هر یک را در نظر گرفت.

• تخصیص منابع و کنترل بودجه:

به راحتی می توانید با استفاده از این نرم افزار تا منابع مورد نیاز را برای پروژه ها تخصیص دهید و بودجه ها را با آگاهی بیشتر به بخش های مختلف پروژه اختصاص دهید. نرم افزار مدیریت پروژه هزینه ها، مواد و تجهیزات، منابع انسانی و دیگر منابع مرتبط با پروژه را مدیریت نمایند.

• پیگیری و گزارش دهی پیشرفت پروژه:

نرم افزار مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد تا بتوانید میزان پیشرفت و وضعیت پروژه ها و تسک ها در لحظه مشاهده نمایید. با ارائه گزارش های جامع و نمودار های پیشرفت، می توانند به مدیران پروژه کمک کنند تا به راحتی مشکلات و تاخیرات را تشخیص دهید و بهبود های لازم را اعمال نمایید.

• همکاری و ارتباط بین اعضای تیم:

در استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می تئانید به راحتی بین اعضا همکاری و هماهنگی ایجاد نمایید. این ابزار ها شامل قابلیت هایی همچون اشتراک گذاری اطلاعات، نظردهی، تبادل فایل و گفتگوی آنلاین می باشند که به تیم ها کمک می نمایند به صورت همزمان و هماهنگ کار کنند.

• مدیریت ریسک ها و تغییرات:

در نرم افزار های مدیریت پروژه امکان مدیریت و کنترل ریسک ها و تغییرات وجود دارد. وجود ابزار هایی جهت شناسایی، ارزیابی و پیگیری ریسک ها، مدیران پروژه می توانند بهبود های لازم را براای پروژه ها انجام دهند و تغییرات را به صورت مداوم مدیریت نمایند.

جمع بندی تفاوتCRM  با PMS

هر دو نرم افزار CRM و مدیریت پروژه را بررسی نمودیم تا بتوانید با توجه به نیاز خود و سازمانتان باید نرم افزار مناسب را انتخاب نمایید. اما دو هر دو نرم افزار مدیریت پروژه تیمدو و نرم افزار آرگو سی آر ام در اختیار شما قرار دارد که می توانید به دلخواه هر یک را استفاده نمایید.